A kihívás
Partnerünk az autóipar valamint a repülőgép-ipar globális beszállítója. Nagy örömünkre a céget már évek óta partnereink között üdvözölhetjük. 2020. év elején az új gyárigazgató a piaci jó hírnév és az eddigi közös együttműködés során tapasztalt eredmények alapján azzal az igénnyel kereste meg cégünket, hogy az indirekt beszerzési területének átvilágításával legyünk a cég segítségére a költségcsökkentés és a folyamat optimalizálás szem előtt tartásával.
Az eredmények
A vállalat az indirekt beszerzés témakörében úgynevezett királyi beszállítókat és a szokásjogot követő beszerzési gyakorlatot részesítette előnyben. Az elemzés alkalmával a társaság 2019. évben 5M forint felett teljesítő beszállító partnereit vettük górcső alá. A folyamat eredményeként megállapításra került, hogy a beszállítók egy része nem az adott termékkör kiemelt képviselője, pénzügyi mutatóikat vizsgálva gyakran óriási kitettséggel bírnak ügyfelünk irányában. Esetenként a vállalat a indokolatlanul drágább árszínvonalú termékek választásával a termékek funkcionalitását és konkrét igényeket figyelmen kívül hagyva gazdaságtalan beszerzési döntést hozott.
- Mindez arra sarkalta cégünket, hogy a beszállítók átvilágítása mellett megkeressük partnerünk részére az adott folyamatra legalkalmasabb terméket és a javasolható legjobb beszerzési forrást. Tettük mindezt a vizsgált termékkörök erre szakosodott szakértői segítségének bevonásával.
- 79 partnert vizsgáltunk és minősítettünk. A piac ismereteink alapján 14 esetben javasoltunk kontrollt, 3 esetben lehetséges megtakarítást eredményező beszállító váltására tettünk javaslatot. Javaslattétel mellett 2 esetben felajánlottuk a kiváltást is, hisz cégünk kiemelt termékcsoportjait érintette. - Így lehetőséget kértünk az ajánlat adásra. - Tapasztalt kollégáink a szakmai hátteret is biztosítva a megbízónk kollégáival szorosan együttműködve le is bonyolították a kiváltásokat. Így 140 millió forint értékű beszerzés esetében 26-28%-os megtakarítást értünk el Ügyfelünk számára.
- További 26 beszállító, 8 termékcsoport, 236 féle termék esetében szintén jelentős megtakarítást és egyszerűbb beszerzést folyamatot eredményező munkát végeztünk el.
A folytatás
Jelenleg is közösen dolgozva a céggel, további megtakarítási lehetőségeket keresve folytatódik a beszerzés racionalizálása és a folyamatok optimalizálása. Mindez kötelezettség nélküli szolgáltatás cégünk részéről a további üzleti lehetőségek feltárását szem előtt tartva. A fenti számok a partner egy gyáregységére vonatkoznak. Partnerünk elégedettségének és bizalmának jele, hogy további 2 másik magyarországi gyáregységét is bevonta az általunk biztosított beszerzés optimalizálás folyamatába. Ezeknél az egységeknél az átvilágítás kezdeti stádiumban van. Optimista számítások szerint cégcsoport szinten a szakmai munka során esetlegesen kiváltandó termékek beszerzési értéke akár 180-200 millió forintnyi forgalmat is érinthet. Ez a folyamat a cégcsoport egésze számára már igen jelentős megtakarítást eredményezhet.
Mivel értük el? A módszertan
Elemzéseink során fontosnak tartjuk Beszállítói kör a kitettség és pénzügyi eredményességének vizsgálatát, elkerülve ezáltal az indokalatlan egymástól való függéseket. Ezen túlmenően részletes pénzügyi elemzést is készítünk.
- Piaci részesedés
- Eladósodottság
- Befektetett eszközök fedezettsége
- Árbevétel-arányos adózott eredmény
- Likviditási ráta
A termékcsoportok elemzésének vonatkozásában a cégünk által alkalmazott módszertant az alábbi ábra szemlélteti. Első lépcsőben a beszerzési szokások felmérése és az elemzés történik, majd ezt az ügyfelek által megfogalmazott célok tükrében amennyiben lehetőséget kapunk rá javaslat / ajánlattétel is követi, amely tartalmazza az érintett termékek árait, a javasolt kiegészítő szolgáltatásokat, az elérhető eredményeket, vállalásokat, SLA-t. Ez egyfajta Benchmarkingnak is tekinthető.
Az elemzések során 2 módszertan kerül alkalmazásra. Az ABC elemzés segítségével a volumen és ráfordítás szerint vizsgáljuk a tételeket elsősorban az indirekt kategórián belül.
“A”: Ide azok az anyagokat kerülnek, amelyeknek egy periódusra eső felhasználási értéke magas és / vagy rendkívül nagy mennyiségben használják fel azokat. Az összes anyag együttes érté- kének 80 %- -át az összes anyag mennyiségének mintegy 10 %- a teszi ki.
“B": A “B” csoportba azokat az alapanyagokat soroljuk, amelyeknek egy periódusra eső értéke közepes. Az összes anyag együttes értékének 15 %- -át az összes anyag mennyiségének mintegy 20 %-a teszi ki.
“C”: Ide azokat az alapanyagokat soroljuk, amelyeknek egy periódusra eső felhasználási értéke alacsony, vagy ritkán kerül felhasználásra és/vagy rendkívül kedvező az ára. Az összes anyag együttes értékének 5 %-át az összes anyag 70-a.
A fókusz a nagy tétel számú, folyamatos felhasználást képező termékeken van. A cél a beszerzési folyamatok egyszerűsítése, az érintett termékek összefogása, beszállítói szám csökkentés és TCO csökkentés. Ezt követően a Kraljic Mátrix segítségével, az ügyféllel együttműködésben a termékeket az egyes kategóriákhoz is hozzárendeljük.
A portfólió elemzési modell értelmében a beszerzendő termékeket két szempont szerint kell osztályozni:
- az adott termék fontossága a vállalat számára
- a beszerzés kockázata.
A két szempontot két tengelyen ábrázolva egy négyelemű mátrix rajzolódik ki. Ebbe a mátrixba kell elhelyezni az egyes termékeket, amelyeknek így négy nagy csoportja lesz.
- Stratégiai termékek: Peter Kraljic szerint ide tartoznak mindazon nyersanyagok, árucikkek és szolgáltatások, amelyek ellátásának a kockázata magas, viszont a vállalat szempontjából jelentős értéket képviselnek. A legfontosabb szempont az ellátás folyamatosságának biztosítása.
- Standard vagy Befolyásolható (leverage) termékek: Ezek is jelentős értéket képviselnek, viszont számos beszerzési forrás áll rendelkezésre; így itt a TCO csökkentésnek kell a középpontban lennie.
- Kis értékű / Problémás vagy Szűk keresztmetszeti (bottleneck) termékek: A beszerzési érték kis hányadát teszik ki, viszont beszerzési piacuk komplexitása jelentős. A beszerzés fókuszában a kockázatcsökkentésnek kell állnia.
- Rutin termékek (Non-Critical Items): Egyszerűen beszerezhető, nem túl fontos termékek tartoznak ide. A beszerzési folyamatnak a lehető legegyszerűbbnek és legolcsóbbnak kell lennie.
Minden kategória esetében definiálunk az ügyféllel együttműködve a kategóriák sajátossága alapján célokat, az alábbi példa szerint:
Miden egyes kategóriához kapcsolt szolgáltatások tartoznak, amellyel az érintett termékek rendelkezésre állásának biztosítsa tovább növelhető.
A fentiek alapján a lehetséges vevő-szállító kapcsolatok közül az együttműködő modell jellemzi leginkább a cég stratégiáját. Az alkalmazott módszertannak és szolgáltatásoknak köszönhetően azon túl, hogy az egyes termékek beszerzése költséghatékonyabbá válhat, a különféle szolgáltatások bevezetésével további előnyök realizálhatóak, mely további erőforrás megtakarításhoz vezethet.